首先先说一下媒体邀约是什么？
媒体邀约这个词简单易懂，就是根据企业的公关事件、展会活动、新品发布会等活动向媒体发出邀请，邀请成功之后媒体会派新闻工作者到活动或事件现场验证活动、核实取材，并在相应的媒体上进行刊登报道。简而言之，邀请媒体到活动现场采访报道的过程就叫媒体邀约。
一般什么时候需要媒体邀约呢？（这里专指商业性质）就是活动、企业活动专访需要曝光扩大影响面的宣传推广。其实媒体邀约在性质上有着明确的要求：
1.活动内容及主题具备一定商业性正面宣传；
2.活动面对社会公开；
3.主办方具备正规企业资质或行业资质；
4.活动稿件或发稿方向贴合实际与活动。
在如今的活动、会议、展览、赛事等现场中，几乎都能看到媒体的身影，无论活动的规模大小，在活动前期的宣传、线上宣发也能看到媒体的报道篇幅，媒体现在已成为活动中不可或缺的重要部分。而媒体在活动中的作用主要分为以下2种。
第一种：媒体作为媒介传播渠道，帮助主办方扩大活动影响力，增加关注度。
第二种：媒体作为活动的承办方或合作单位，深度合作，专题报道。
在媒体公关传播过程中，对媒体的了解和运用，会直接影响到企业品牌传播的最终效果，很多企业内部并没有专门的公关部门来负责媒介，举行活动或展会的时候，为了省心省力，会选择直接外包给供应商（活动公司、公关公司、媒体公关、网络公司），那么，作为活动负责人、策划人该如何正确邀请媒体到场呢？
邀请媒体到场之前，前提是一定要有详细的媒体规划表跟流程表，这样才能进入到以下流程。
一、正式与媒体记者对接
首先，是要确认清楚邀请媒体到现场是为了做什么？包括邀请的媒体有哪些组成部分（主流媒体、视频媒体、纸媒还是电媒？还是KOL或网红），是需要做一份邀约媒体的详细名单，然后一一取得确认联系。
一般来说，除非关系够硬或活动本身有足够吸睛的地方，媒体才会选择到场。所以95%需要媒体邀约的公司或机构是选择外包给专业的媒介公司来负责（尤其是媒体数量较多的情况下采用此方法），计划好媒体的数量，活动的预算，最终的传播效果，媒体公关公司就能妥善帮您把事情办好了。
二、确认媒体记者现场事务
落实邀约到场的媒体所做的工作有哪些？例如：活动现场造势，新品重点拍摄，采访领导讲话等，那么，就需要一份比较详细的采访前的大纲跟流程，以及活动的背景介绍。
三、安排出行日程
确认媒体和流程等事务后，就需要向到场的媒体发送邀请函，邀请函也分为这几种形式（纸质邀请函，和信封形似、电子邀请函、DIY邀请函）。邀请函内需要注明的是，媒体到场的时间和地点，要到分钟和活动地点的具体楼层。同时，如果媒体是从异地赶到现场的，需要再注明交通出行方案，并且是否会有专车负责接送等问题要落实到文字上，包括住宿接待。
四、现场对接
活动现场，会有媒体记者的独立签到处，并且还需要礼仪接待，负责指引媒体进入会场坐席，如现场有产品体验区和采访环节，也需要安排妥当。活动结束后，也需要确认媒体的返程时间和再次表示感谢之类的话。
五、跟进发稿情况
一般在活动开始前、活动当天主办方就需要提供1-3份不同类型的新闻通稿给到媒体手中，活动现场照片经过精修处理后也要立刻给到媒体。在发稿的环节，也会遇到媒体拒稿或审核不通过时，所以，一定要提前备好补充媒体名单。
六、保持良好互动
媒体关系需要靠人情和多维度的关系网组成的，并非是纯粹的商业合作关系或利益冲突关系，所以，需要借助社交工具和媒体保持良好的沟通关系尤为重要，逢年过节代表公司送送礼品和贺卡之类的也很重要。必要时可以组建一个服务于公司的媒体沟通群。
